Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů člena je ústředí hlavního spolku Asociace TOM v Roztokách IČ: 44223846 a pobočný spolek Asociace TOM ČR, TOM 21128 Slavíci IČ: 23960795 jako společní správci osobních údajů (dále jen Správci).

Účel a rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady 2016/679 (tzv. GDPR, dále jen Nařízení) a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon). Správci osobní údaje zpracovávají v rozsahu nezbytném pro výkon oprávněné činnosti spolku, a to konkrétně pro následující účel:

1. zajištění výchovné práce a oddílové, případně i další obdobné činnosti oddílů TOM (dále jen činnost),
2. evidence členů, kdy členství je zákonný právní vztah mezi fyzickou osobou, Asociací TOM a jejím příslušným pobočným spolkem – oddílem TOM (která je pobočným spolkem Asociace TOM ve smyslu Občanského zákoníku); A-TOM své členy eviduje mimo jiné kvůli výběru členských příspěvků,
3. kontaktování člena a jeho zákonných zástupců při zajištění činnosti a v návaznosti na ní (např. komunikace se zákonným zástupcem ohledně činnosti člena, pozvánky na akce aj.),
4. evidence účastníků akcí pořádaných hlavním či pobočným spolkem Asociace TOM
5. poskytnutí údajů požadovaných po A-TOM orgány veřejné správy při čerpání finančních prostředků z jejich rozpočtů nebo při plnění povinností vyplývajících z právních předpisů a
6. zpracovávání plateb na bankovní účty, včetně transparentních.

Správci zpracovávají o každém členovi tyto osobní údaje:

1. identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, údaj o pohlaví, trvalé bydliště, fotografie ( v případě, že jsou členem poskytnuty pro účely vystavení členského průkazu, vložení profilové fotografie do registrace, ročenky oddílu atp.)
2. kontaktní údaje – kontaktní adresa, telefon, e-mail a další obdobné údaje;
3. běžné podobizny, obrazové snímky, obrazové a zvukové záznamy (tedy fotografie a videa), vznikající při dokumentaci činnosti pro vnitřní potřeby spolku;
4. údaje o zákonných zástupcích – jméno, příjmení, titul, kontaktní adresa, telefon, e-mail a podobné údaje;
5. údaje o zdravotním stavu, další údaje související s činností člena – plavecké, tělesné a jiné schopnosti a dovednosti, zdravotní pojišťovna, škola (v případě zřizování členské karty např. Eyca atp.) a podobné údaje;
6. při kandidaturách do statutárních funkcí a vedoucích pozic v A-TOM doklady o bezúhonnosti.

Správci zpracovávají o členech, u kterých k tomu zákonný zástupce udělil souhlas, i tyto údaje:

7. další podobizny, obrazové snímky, obrazové a zvukové záznamy (tedy fotografie a videa), sloužící k dokumentaci a propagaci činnosti nad rámec pro vnitřní potřeby spolku; Tyto pak složí zejména k propagaci spolku (hlavního i pobočného) v tištěných i multimediálních mediích (časopis, výroční zpráva, web, sociální sítě…), dokumentaci činnosti atd. (kroniky, výstavy, fotoalba…)
8. kontaktní údaje pro marketingové a další informační účely (např. zasílání informací o dalších nabídkách a produktech, oznámení a pozvánek nad rámec běžné činnosti).

Správci zpracovávají i údaje o zdravotním stavu (bod e), které jsou ve smyslu Nařízení považovány za zvláštní kategorii osobních údajů. Tyto údaje zpracovávají správci za účelem nezbytného posouzení zdravotního stavu člena pro účast na činnosti, a dále slouží k preventivní ochraně zdraví člena a též jako informace pro ošetřujícího lékaře. V odůvodněných případech dále Správci zpracovávají v případě kandidatury do funkcí v Asociaci TOM doklady o bezúhonnosti příslušného člena (bod f), které rovněž spadají do zvláštních kategorií osobních údajů. K osobním údajům zvláštních kategorií mají přístup pouze vedoucí a pracovníci ústředí přímo se podílející na aktivitách člena Asociace TOM a jsou zpracovávány výhradně po dobu členství. Pro zpracování osobních údajů zvláštních kategorií potřebuje A-TOM výslovný souhlas, tento souhlas může být kdykoliv odvolán.

Výše uvedené osobní údaje člena jsou zpracovávány na základě souhlasu a také z jiných právních důvodů - zejména na základě právní povinnosti (vést účetnictví apod.).

Podmínky zpracování, informace o zpracovávání a práva subjektu údajů

Správci mohou v přiměřeném rozsahu a v souladu s účelem zpracovávání osobních údajů zveřejnit osobní údaje členů, kteří vykonávají funkce v hlavním či pobočném spolku A-TOM, či se o ně ucházejí.

Osobní údaje mohou být zpracovávány kromě Správců i jimi pověřenými zpracovateli, a to za použití manuálních a automatizovaných způsobů zpracování. Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny pobočným spolkům A-TOM, uvedeným v rejstříku spolků u Městského soudu v Praze (dostupný také na www.justice.cz), přičemž budou zpřístupněny pouze těm vedoucím, kteří je potřebují pro výkon své funkce (letní školy, vzdělávací kurzy, závody…).

Zákonný zástupce je povinen o členovi poskytnout úplné a pravdivé údaje identifikační a kontaktní, relevantní údaje o zdravotním stavu a identifikační a kontaktní údaje o alespoň jednom zákonnému zástupci. Poskytnutí těchto údajů je nezbytné pro činnost Správců ve vztahu k  členovi po dobu členství příslušného člena A-TOM. V případě neposkytnutí těchto údajů člen nemůže být přijat. Poskytnutí ostatních osobních údajů je dobrovolné. Souhlas s bodem g) a h) není pro existenci členství nutný, případně je možné jej odvolat pro konkrétní záznam či obecně aniž by to byl důvod k ukončení členství.

Na základě písemné žádosti je Asociace TOM povinna poskytnout členovi (případně za něj jeho zákonnému zástupci) informace o osobních údajích o něm zpracovávaných, a to jednou za kalendářní rok bezplatně, jinak kdykoli za přiměřenou úhradu.

Pokud se zákonný zástupce domnívá, že jakýkoli Správce, zpracovatel či další příjemce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života nebo v rozporu s Nařízením, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může: (i) požádat Správce, zpracovatele či dalšího příjemce o vysvětlení; (ii) požádat, aby jakýkoli Správce, zpracovatel či další příjemce odstranil takto vzniklý stav; (iii) obrátit se s podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů; (iv) požadovat opravu osobních údajů v souladu s Nařízením; (v) v případě použití údajů pro marketingové a informační účely má člen, resp. jeho zákonný zástupce právo vznést ke Správci námitku.

V případě potřeby předání osobních údajů do státu mimo Evropskou unii (např. z důvodu účasti člena na zahraniční akci mimo EU pořádané zahraničním partnerem A-TOM), je postupováno individuálně a člen resp. jeho zákonný zástupce je pro takový případ požádán o udělení zvláštního souhlasu.

Člen resp. zákonný zástupce má právo na přenositelnost těchto údajů a na právo na výmaz těchto údajů v souladu s Nařízením. Dále má právo dostat odpověď na svou žádost bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti Správcem.

Doba zpracovávání osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu členství. Z důvodu uchovávání historie oddílu i hlavního spolku a důvodu uvedených dále, je možné Správci udělit souhlas se zpracováním vybraných údajů i po ukončení členství a uplynutí dalších zákonných důvodů. Souhlas je možné vyznačit zaškrtnutím příslušného políčka uvedeného níže. Zákonný zástupce člena tím dává Správcům souhlas se zpracováváním osobních údajů člena v rozsahu bodů a) až f), případně g) a h) výše, a to po dobu, po kterou budou tyto údaje relevantní ve vztahu k níže vymezeným účelům, nejdéle však po dobu 50 let po skončení jeho členství v Asociaci TOM. Správci budou zpracovávat tyto osobní údaje za účelem:

1. obnovení údajů o členství příslušného člena v A-TOM, pokud se člen rozhodne do A-TOM znovu vstoupit,
2. informování bývalého člena o akcích a projektech organizovaných hlavním nebo pobočným spolkem Asociace TOM
3. ochrany oprávněných zájmů Asociace TOM.

I v případě, že zákonný zástupce nedal níže souhlas se zpracováním osobních údajů po skončení členství, některé údaje jsou Správci zpracovávány i po skončení členství na základě právních povinností, a to po dobu, která je stanovena právními předpisy.